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誰偷走了你的時間?

2014-10-16 . 閱讀: 8,085 views

文/mifeng

有些人總是以“時間不夠”為借口,為自己埋下失敗的伏筆。其實這種人往往就是時間的竊賊,因為他們把時間都浪費在說借口上去了。不停地。

如果要善于利用時間,最重要是減少你浪費掉的時間。因為失去的東西再也無法利用了。切斯特菲爾德勛公爵說:“我建議你們好好利用小段時間,這樣大段時間自然就會產生效率。”

下面我們列出8大時間竊賊——提防他們,你每天將有更多的時間可以利用。

1.尋找失物

阿爾伯特·R·卡爾在《華爾街日報》上報道過,一家鐘點工服務公司曾對200家大公司職員作過調查。他們發現公司職員每年都要把6周時間浪費在尋找亂放的東西上面。這意味著,他們每年要損失10%的時間!

如果你也像許多人一樣,老是要尋找亂放的東西的話,解決辦法是養成有條理的習慣。經濟許可的話,可以雇請一名有效率的秘書或助理,要他或她幫助你把東西安排得有條理。如果經濟條件不允許,你必須想出一個辦法來。不要把時間浪費在尋找要用的東西上。有一條最好的原則:不用的東西扔掉,不扔掉的東西分門別類保管好。30年來,我一直把資料分類歸檔,冠以簡單的標題。你不妨試試,這會對你大有好處。

2.總喜歡偷懶

時間管理就是管理自己的生命。我們多數人很難使自己的每一天都朝著正確方向前進。有些人的問題是積極性不高,有些人的問題是對自律不嚴,另外一些人的問題是性格,性格使他們老愛坐著歇會兒而不是向前行。還有一些人對自己應做什么,什么時候去做不甚清楚。

如果你有懶惰的問題,下面幾個建議可以助你成功:

(1)使用記事本。對何時應做何事心中無數,記事本或日志有助于你把所有資料很有條理地記錄在一個地方。“日記與工作志”、“每日工作志”和“工作日程表”都是極好的工具。這里首先要克服的第一個問題就是,如何讓自己拿起筆,寫下日記。如果連這一點都想偷懶,那該去面壁。

(2)不要在家里工作。如果你不容易調動自己的積極性,你需要換個環境了。許多人在家里養成了一套習慣,怎么也擺脫不了。另外一些人,家里使他分心的東西太多——電話鈴、門鈴、家人鄰居干擾、電視機、收音機、家務活等等,離開家或許你能專心工作。

(3)盡早開始。有時你會突然意識到因為太遲開始而無法完成當天想做的事。這是最令人失望的。許多人意識到時間不夠而無法做他計劃中的事時,干脆把整天一筆勾銷,什么也不干。解決辦法是養成及早開始的習慣。

3.干擾太多

時間管理中心主席拉利·貝克博士認為,造成公司職員浪費時間最多的是工作受到干擾。之所以消耗掉那么多時間,不止是停頓下來本身費時,而是重新工作時,這位職員需要時間調整大腦活動及注意力,才能在原先停頓的地方繼續接下去的干。

下面是避免或盡量減少干擾的幾種方法:

(1)雇一名高效率的秘書。防止工作時被人干擾的最佳方法是你在你自己和經常干擾你工作的人之間安置另一個人。如果你能控制別人在什么時候來找你,你就不用時間浪費在重新集中精力上。如果你決定這樣做,也一定要留出一些時間,讓你的同事能在這段時間內隨時找到你,以免他們覺得受排斥而心懷不滿。

(2)學會在批量時間內工作。如果你手頭的工作需要高度集中精神,要學會在長達4—6小時的大段時間內工作。其原因與防止別人打斷相同。因為這樣你不必把時間耗費在重新集中精神上。另外當你在批量時間內工作時,你會發現自己勁頭越來越大,能在較短時間內完成較多的工作。要擁有那么長的一段時間歸自己使用,你必須作些具體的安排,時間不會自己找上門的。你甚至要找個僻靜的地方,以便干活時不受別人干擾。尤其是在做一些高精度事件的時間,只有集中的時間才能讓自己沉浸在事情當中,并發揮出超越平常的能力,解決過程中出現的難題。

(3)辦公室的設計應能避免干擾。如果你對辦公室的設計有發言權,應把它設記成允許來訪者進入時他們才能進入的格局。例如,不能讓別人走過辦公室時能透過門窗見到你,有事沒事跟你聊天。可能的話,把辦公室安排在恰當的位置,以便你在外出或上廁所時看不見其他人。原因是,如果你看見別人,總要表示友好親切。當你約會已遲到,或者想回家跟配偶、孩子呆一會時你不希望跟什么人寒暄而拖延30分鐘。

(4)改變用電話的方式。許多人成了電話的奴隸,而不是把電話作為工具來使用。避免方法之一是:電話不應直接接入你的辦公室。此外,一天當中劃出一段時間專門用于接電話,電話是為方便你自己而設的,不是為給你制造不方便的。現在要克服的還有動不動就想刷微博微信的誘惑,存在感真不是靠刷而存在的。

(5)會清早起來工作。我發現清晨工作時較少干擾和打斷。如果你能安排自己的清早工作,你會發現你那一天干勁十足,能用于工作的時間也延長了。

4.事必躬親

他人的協助是高效率的最大潛力,可是許多人卻試圖事必躬親、一手包攬。解決辦法是把工作委托給工作效率高的人,授權他們去干。

知人善任,團結協作,清楚各人的長處和短處,讓每個人從事他(她)最能發揮水準的工作。相信別人,也讓別人相信你。

5.是偶發延誤還是時間機會

有多少次是你發現自己在意外的延誤中無事可做?在這種情況下,你別無它法,只能等待。這是我所知的最令人心煩,最浪費時間的情況。

要避免這種情況出現,惟一的辦法是預先安排工作。我外出旅行時常帶活去干,這樣,就不會因為航班偶然出現個把鐘頭的延誤而惱火。相反,我可以打開公文包干起活來。我每次旅行都帶一大堆活,即使有十次八次延誤也干不完,我是不愿意受阻時兩手空空的。

我10多歲時,爸爸教我身上隨時帶一本書,這樣,即使遇上交通阻塞,也不會浪費時間。現在更方便了,每個智能手機都應該是一個移動的圖書館。

事前做好準備,利用偶發的延誤,這樣能把本來會失去的時間轉化為有用的時間。

6.唏噓不已及白日做夢

我見過一幅名畫家的作品,畫面上是繁忙的街道,擁堵的車流,每個人的臉上都露出忙碌的表情。在這一派繁忙景象之中,有一個人彎著腰,樣子很失望。他在街道上倒行。這個孤獨的人下面有一行字“尋找昨天”。許多人就像這個彎腰的人一樣把精力耗費了,老是想著過去犯過的錯誤和失去的機會,唏噓不已,又或者空想未來。這兩種心境都是極浪費時間的。達克·哈馬舍爾德說:“不要回想,也不要作未來的夢。逝去的不會回來,白日夢永遠也無法實現。你的責任,你的獎賞,你的命運都在此時此地。”

7.拖拖拉拉

有個朋友問一位做事拖拉的人一天的活是怎么干完的。這個人說“那很簡單,我把它當作昨天的活。”

拖延豈止是昨天的活在今天來干?《韋氏新世界英語詞典》給“拖延”下的定義是:“把事情推遲到將來做;特別是習慣性這樣做。”

辦事拖拉的人跟偷懶的人不一樣,這樣的人喜歡花許多的時間來逃避,擔心這個擔心那個,找借口推遲行動,卻又為沒有完成任務而悔恨。在這段時間里,他們本來能完成任務而且早應轉入下一個工作了。

以下幾個辦法可以有效對付拖拉的作風:

(1)定一項非做不可的任務。當我們感覺一項任務不重要,自然會做起來拖拖拉拉,如果這項任務真的不重要,就把它取消好了,而不是既拖延又后悔。有效分配時間的重要一環,是取消可有可無的任務。應該從你日程表中把亂糟糟的東西清除。

(2)把任務委托給其他人。有時候,任務是能完成的,但是你不喜歡做。你不愿意或者與你的個性或專長有關。如果你把任務委托給一個比你更適合做、更樂意做的人,你和他都成了贏家。

(3)確定好處與優勢立即行動起來。我們往往因為看不到完成一項不愉快任務有什么好處而拖拖拉拉。也就是說,我們做任務時付出的代價似乎高于做完之后得的好處。應付這個問題最佳辦法是從你的目標與理想的角度來分析這個任務。如果你有個重大目標,那你就比較容易拿出干勁去完成有助于你達到目標的任務。

(4)形成好習慣。許多人的拖延已經成了習慣。對于這些人,一切理由都不足以使他們放棄這個消極的工作模式,去完成一項任務。如果你有這個毛病,你就要重新訓練自己,用好習慣來取代拖延的環習慣。每當你發現自己有拖沓的傾向時,靜下心來想一想,確定你的行動方向,然后給自己提出一個問題:“我最快能在什么時候完成這個任務?”定出一個最后期限,然后努力遵守。漸漸地,你的工作模式會發生變化。

8.對問題缺乏理解

有的人行事傾向恰恰與拖拉作風相反。他們在尚未獲得解決一個問題所需的足夠資料之前,就試圖著手解決這個問題。由于想迅速找到解決辦法這個欲望——本來這是很好的——他們有時行動太早。這樣倉促作出的決定在執行中由于找到新的資料必須暫停,推倒重來,這就造成了大問題。

如果你是那種還沒弄清問題就急于駕馭形勢,干出結果來的人,你也像拖沓者一樣需要對自己加以約束。要防止自己時候未到就干起來,而不是強迫自己在某個時刻必須行動,要強迫自己在得到足夠的資料、真正理解問題之前耐心等待,不要試圖倉促解決問題。(當然,在創新、冒險、探索未知領域時我們是不可能也不必要什么都準備好再出發,因為總會出現我們無法預知的事情。)

如果你將時間運用得不好,就必然會出現一種現象,那就是由于在擬定目標、計劃、拼命趕工的情形上不斷地重演。以上8種現象,也許有助于克服無端浪費時間的弊病。

來源http://www.mifengtd.cn/articles/no-excuse-12.html

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